Gérer ses bulletins de paie, contrats de travail et attestations papier relève du parcours du combattant. MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé conçu pour centraliser automatiquement vos documents RH : réception instantanée des bulletins, classement intuitif, partage sécurisé et conservation longue durée conforme au RGPD. Voici tout ce qu’il faut savoir pour vous connecter, exploiter les fonctionnalités clés et sécuriser vos données sensibles.
L’essentiel en 1 minute
MyArkevia centralise et archive automatiquement tous vos documents professionnels (bulletins de paie, contrats, attestations employeur, certificats de travail) dans un espace personnel sécurisé. L’outil s’adresse aux salariés qui reçoivent leurs documents dématérialisés, aux équipes RH qui souhaitent simplifier la distribution, et aux anciens collaborateurs conservant l’accès à leur historique.
En résumé
- Réception automatique des bulletins et documents RH envoyés par l’employeur
- Classement par dossiers, étiquettes, recherche plein texte et versions
- Partage sécurisé temporaire (banque, administration) avec retrait d’accès
- Conformité RGPD, chiffrement, hébergement France, conservation longue durée
À quoi sert MyArkevia ?
MyArkevia remplace la distribution papier ou par email des documents RH en proposant un espace personnel sécurisé où chaque salarié retrouve automatiquement ses bulletins de paie mensuels, contrats (CDI, CDD, avenants), attestations (Pôle emploi, sécurité sociale), certificats de travail et autres documents officiels.
Contrairement à une simple boîte mail, MyArkevia garantit une conservation pérenne : les documents restent accessibles même après votre départ de l’entreprise, ce qui facilite les démarches administratives (demande de prêt, justificatifs retraite, contentieux prud’homal). Le classement intelligent et la recherche avancée permettent de retrouver instantanément un document ancien.
Pour qui est-il conçu (salariés, RH, partenaires) ?
MyArkevia s’adresse à trois types d’utilisateurs aux besoins complémentaires :
- Salariés : accès permanent à tous leurs documents RH, notification automatique à chaque nouveau dépôt, possibilité de partager temporairement un justificatif avec un tiers (banque, bailleur)
- Équipes RH et paie : dépôt automatisé des bulletins depuis le SIRH (interface d’intégration), suivi des accusés de réception, traçabilité complète des consultations
- Anciens salariés : conservation de l’accès après départ de l’entreprise (selon paramétrage employeur), utile pour récupérer des justificatifs anciens sans solliciter l’ancien employeur
Connexion et première prise en main en 3 étapes
La première connexion à MyArkevia suit un parcours guidé sécurisé :
- Invitation par email : vous recevez un email d’activation contenant un lien unique et temporaire envoyé par votre employeur ou le service RH
- Création du mot de passe : cliquez sur le lien, renseignez vos informations personnelles (nom, prénom, date de naissance) et créez un mot de passe robuste (12 caractères minimum, majuscules, chiffres, caractères spéciaux)
- Validation et accès : validez votre adresse email via le code de confirmation reçu par SMS ou second email, puis accédez à votre espace personnel contenant déjà vos premiers documents
Cette activation prend généralement moins de 5 minutes. Si vous rencontrez un problème, contactez directement le support MyArkevia via le formulaire de contact accessible depuis la page de connexion.
MyArkevia, c’est quoi concrètement ?
Recevoir automatiquement bulletins de paie et documents RH
Une fois votre espace activé, vous recevez automatiquement chaque nouveau document dès que votre employeur le dépose : bulletin de paie mensuel (généralement disponible 24 à 48 heures avant la date de virement), attestations (maladie, formation, prévoyance), contrats et avenants, certificats de travail en fin de contrat.
Une notification par email vous alerte à chaque dépôt. Vous pouvez personnaliser la fréquence de ces alertes (instantané, quotidien, hebdomadaire) ou les désactiver si vous préférez consulter manuellement votre espace. Les documents sont classés chronologiquement par défaut, avec affichage du type (bulletin, contrat, attestation) et de la date de dépôt.
Classer, rechercher et partager en toute sécurité
MyArkevia propose plusieurs outils de classement intelligent pour organiser vos documents :
- Dossiers personnalisés : créez des dossiers thématiques (Année 2024, Contrats, Attestations Pôle emploi) pour segmenter votre historique
- Étiquettes : associez des mots-clés libres à chaque document (prêt immobilier, contentieux, retraite) pour faciliter les recherches croisées
- Recherche plein texte : tapez un mot-clé (nom d’entreprise, montant, période) et MyArkevia scanne le contenu de tous vos PDF pour afficher les résultats pertinents
- Gestion des versions : si un document est remplacé (bulletin rectificatif), l’ancienne version reste accessible avec historique daté
Le partage sécurisé permet de transmettre temporairement un document à un tiers (banque, administration) sans lui envoyer de fichier par email. Vous générez un lien unique protégé par mot de passe, valable pendant une durée limitée (de 1 heure à 7 jours selon vos besoins), puis vous révoquez l’accès une fois la consultation effectuée.
Comprendre la conservation longue durée
MyArkevia annonce une conservation pérenne des documents, y compris après votre départ de l’entreprise. Concrètement, cela signifie que vous conservez l’accès à votre coffre-fort personnel tant que vous le souhaitez, sous réserve que l’éditeur maintienne le service.
Je recommande toutefois de sauvegarder localement vos documents critiques (bulletins des 5 dernières années, contrats, attestations employeur) sur un disque dur externe ou une clé USB chiffrée. Aucun service cloud, aussi robuste soit-il, ne garantit une disponibilité éternelle. Téléchargez régulièrement vos documents au format PDF pour préserver une copie autonome.
⚠️ Bon à savoir : La durée légale de conservation des bulletins de paie pour un employeur est de 5 ans, mais pour le salarié, il est recommandé de conserver ses bulletins jusqu’à la liquidation de la retraite (prescription de 30 ans pour contester une pension). Vérifiez les conditions de conservation de votre coffre-fort et téléchargez régulièrement vos archives importantes.
Se connecter et démarrer
Première connexion : invitation, activation, mot de passe
La première connexion à MyArkevia nécessite une invitation préalable envoyée par votre employeur ou le service RH. Si vous n’avez pas reçu cet email (vérifiez vos spams et courriers indésirables), contactez votre responsable RH pour qu’il renvoie l’invitation.
Une fois l’email reçu, suivez ce parcours d’activation :
✅ Première connexion en 5 étapes
- Réception de l’invitation : email contenant un lien unique valable 7 jours (passé ce délai, demandez un renvoi)
- Clic sur le lien : vous êtes redirigé vers une page d’activation sécurisée (HTTPS)
- Saisie des informations : nom, prénom, date de naissance (déjà pré-remplis si transmis par l’employeur)
- Création du mot de passe : choisissez un mot de passe fort (12+ caractères, majuscules, chiffres, symboles) et notez-le en lieu sûr
- Validation par email/SMS : saisissez le code de confirmation reçu pour finaliser l’activation et accéder à votre espace
Si le lien d’invitation a expiré, retournez sur la page de connexion et cliquez sur « Renvoyer l’invitation ». Un nouvel email vous sera envoyé sous quelques minutes.
Réinitialiser un mot de passe oublié
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » depuis la page de connexion. Renseignez l’adresse email associée à votre compte MyArkevia (celle fournie par votre employeur), puis consultez votre boîte mail.
Vous recevrez un email de réinitialisation contenant un lien valable 1 heure. Cliquez sur ce lien, définissez un nouveau mot de passe robuste, puis confirmez. Vous pourrez ensuite vous connecter immédiatement avec vos nouveaux identifiants.
Si vous ne recevez pas l’email de réinitialisation dans les 10 minutes, vérifiez vos spams et courriers indésirables. Si le problème persiste, contactez le support technique via le formulaire de contact accessible depuis la page de connexion (bouton « Aide » ou « Support »).
Dépanner une connexion qui échoue
Si vous rencontrez des difficultés de connexion malgré un mot de passe correct, voici les solutions de dépannage les plus fréquentes :
🔧 Checklist dépannage connexion
- Vider le cache et les cookies : paramètres du navigateur > Confidentialité > Effacer l’historique de navigation (dernière heure)
- Vérifier la saisie du mot de passe : majuscules/minuscules, clavier numérique activé, disposition AZERTY/QWERTY
- Tester un autre navigateur : Chrome, Firefox, Edge, Safari (éviter les navigateurs obsolètes comme Internet Explorer)
- Désactiver temporairement les extensions : bloqueurs de publicité, gestionnaires de mots de passe, VPN peuvent interférer
- Vérifier la connexion réseau : réseau d’entreprise avec pare-feu restrictif, proxy, réseau Wi-Fi public instable
- Contacter le support : si aucune solution ne fonctionne, joignez le support technique en précisant le message d’erreur exact
Je vois régulièrement des utilisateurs bloqués à cause d’un bloqueur de publicité trop agressif ou d’un gestionnaire de mots de passe qui auto-complète une ancienne version du mot de passe. Testez en navigation privée pour isoler le problème.
Fonctionnalités clés en détail
Archivage des bulletins, contrats et attestations
MyArkevia archive automatiquement tous les documents RH déposés par votre employeur : bulletins de paie mensuels (format PDF), contrats de travail (CDI, CDD, avenants, ruptures conventionnelles), attestations employeur (Pôle emploi, sécurité sociale, prévoyance, mutuelle), certificats de travail, soldes de tout compte.
Chaque document est horodaté et signé électroniquement par l’émetteur (sceau électronique), ce qui garantit son authenticité juridique. En cas de contentieux prud’homal ou de contrôle fiscal, ces documents numériques ont la même valeur probante qu’un original papier signé.
Classement par dossiers, étiquettes et versions
L’interface de MyArkevia propose un système de classement flexible : vous pouvez créer des dossiers thématiques (par année, par employeur si vous avez eu plusieurs postes, par type de document), associer des étiquettes multiples à chaque fichier, et utiliser la recherche plein texte pour retrouver instantanément un document ancien.
La gestion des versions permet de conserver l’historique complet : si votre employeur rectifie un bulletin de paie (erreur de cotisation, régularisation), l’ancienne version reste accessible avec une annotation « Remplacé le [date] ». Cette traçabilité est précieuse en cas de litige sur le calcul des droits à la retraite ou des indemnités de licenciement.
Partage sécurisé et retrait d’accès
Le partage sécurisé génère un lien unique protégé par mot de passe, valable pendant une durée limitée que vous choisissez (1 heure, 24 heures, 7 jours). Le destinataire (banquier, conseiller Pôle emploi, bailleur) accède au document via ce lien sans créer de compte MyArkevia.
Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment avant expiration du délai : une fois le lien désactivé, le document n’est plus consultable. Cette fonctionnalité évite de laisser traîner des justificatifs sensibles dans des boîtes mail ou sur des serveurs tiers non sécurisés.
MyArkevia journalise chaque consultation : vous savez exactement qui a accédé à quel document, quand et depuis quelle adresse IP. Cette traçabilité renforce la sécurité et permet de détecter tout accès non autorisé.
Accès depuis ordinateur et mobile
MyArkevia est accessible depuis n’importe quel navigateur web moderne (Chrome, Firefox, Edge, Safari) sur ordinateur, tablette ou smartphone. L’interface s’adapte automatiquement à la taille de l’écran (responsive design) pour une navigation fluide sur mobile.
Certaines versions de MyArkevia proposent également une application mobile dédiée (iOS et Android) offrant des fonctionnalités avancées : notifications push en temps réel lors du dépôt d’un nouveau document, consultation hors ligne (téléchargement local chiffré), scan de QR code pour partage rapide en face-à-face.
Vérifiez la disponibilité de l’application mobile auprès de votre employeur ou sur le site de MyArkevia : certaines entreprises désactivent cette option pour des raisons de politique de sécurité interne.
Sécurité, confidentialité et conformité
Principes RGPD et droits des utilisateurs
MyArkevia traite des données personnelles sensibles (état civil, situation professionnelle, revenus, données de santé via les attestations maladie) soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La base légale du traitement repose sur l’exécution du contrat de travail et, le cas échéant, sur votre consentement explicite.
Vous disposez de droits étendus sur vos données : droit d’accès (consultation de toutes les informations vous concernant), droit de rectification (correction d’erreurs), droit à l’effacement (suppression de votre compte et de vos données), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité (récupération de vos documents dans un format exploitable).
Pour exercer ces droits, contactez le Délégué à la Protection des Données (DPD) de votre employeur ou directement MyArkevia via le formulaire de contact dédié. La réponse doit intervenir sous 1 mois maximum selon le RGPD.
Chiffrement et journalisation des actions
Les données transitent via des connexions chiffrées (HTTPS avec certificat SSL/TLS) entre votre navigateur et les serveurs de MyArkevia. Au repos, les documents sont stockés dans un format chiffré (standard AES-256 généralement), ce qui empêche tout accès non autorisé en cas de compromission du serveur.
Toutes les actions sensibles sont journalisées : connexion, consultation de document, téléchargement, partage, modification de mot de passe. Ces logs sont conservés pendant une durée définie (généralement 12 mois) et peuvent être consultés par les administrateurs techniques en cas d’incident de sécurité ou d’audit.
Cette traçabilité garantit qu’aucun accès illégitime ne passe inaperçu. Si vous constatez une consultation suspecte dans l’historique de votre compte, changez immédiatement votre mot de passe et signalez l’incident au support technique.
Hébergement en France : ce qu’il faut vérifier
MyArkevia héberge les données sur des serveurs situés en France, dans des datacenters certifiés ISO 27001 (sécurité de l’information). Cette localisation garantit l’application du droit français et européen en matière de protection des données, contrairement aux hébergeurs situés hors UE (risques de transferts de données vers des pays tiers, législations moins protectrices).
Vérifiez que l’éditeur publie sa politique de confidentialité détaillant les mesures de sécurité mises en œuvre : chiffrement, sauvegardes, plan de reprise d’activité (PRA), audits de sécurité réguliers. Ces informations doivent être accessibles depuis le site ou l’interface de MyArkevia.
Si vous avez des doutes sur la sécurité de votre coffre-fort, posez directement la question à votre employeur ou au support MyArkevia : un éditeur sérieux répondra de manière transparente et fournira les certifications adéquates.
Comparer avec d’autres solutions
MyArkevia et Digiposte : usages et points forts
Digiposte est un coffre-fort numérique grand public proposé par La Poste, tandis que MyArkevia est une solution spécialisée RH conçue pour l’archivage automatisé des documents employeur. Digiposte s’adresse à tous types de documents (factures, relevés bancaires, documents administratifs), alors que MyArkevia se concentre sur les bulletins de paie et documents professionnels.
Avantages de Digiposte : gratuité pour les particuliers (offre de base), intégration avec de nombreux émetteurs (EDF, Orange, impôts, CAF), application mobile mature. Avantages de MyArkevia : intégration native avec les SIRH d’entreprise, réception automatique sans action du salarié, partage sécurisé temporaire optimisé pour les justificatifs RH.
MyArkevia et MyPeopleDoc : intégrations SIRH et portail salarié
MyPeopleDoc (éditeur Workday) est un portail RH global incluant non seulement un coffre-fort numérique mais aussi des workflows de gestion documentaire (demandes de congés, notes de frais, entretiens annuels), des modules de formation et de gestion des talents. MyArkevia se positionne comme une solution plus ciblée sur l’archivage et la distribution des documents RH.
MyPeopleDoc convient aux grandes entreprises recherchant une plateforme RH complète avec intégrations avancées (SAP SuccessFactors, Oracle HCM, ADP). MyArkevia s’adresse davantage aux PME et ETI souhaitant une solution simple, rapide à déployer et centrée sur la dématérialisation des bulletins.
| Critère | MyArkevia | Digiposte | MyPeopleDoc |
|---|---|---|---|
| Usages RH | Spécialisé bulletins, contrats, attestations employeur | Généraliste (tous documents personnels) | Portail RH global + coffre-fort intégré |
| Réception automatique | Oui, via intégration SIRH employeur | Oui, si émetteur partenaire Digiposte | Oui, workflow RH complet |
| Partage sécurisé | Lien unique temporaire + révocation | Lien unique ou envoi via Digiposte | Partage interne (workflow RH) |
| Application mobile | Selon version (vérifier auprès employeur) | Oui (iOS et Android) | Oui (portail RH mobile complet) |
| Conservation annoncée | Longue durée (vérifier conditions) | 50 ans (offre premium) | Selon contrat entreprise |
| Intégrations | SIRH majeurs (ADP, Cegid, Sage) | Émetteurs grand public (EDF, Orange, impôts) | SAP, Oracle, Workday, ADP |
Coffres-forts bancaires et solutions cloud chiffrées
Certaines banques proposent des coffres-forts numériques gratuits à leurs clients (BNP Paribas, Société Générale, Crédit Agricole). Ces solutions conviennent pour archiver des documents personnels sensibles (actes notariés, titres de propriété, testaments), mais elles ne sont généralement pas intégrées avec les SIRH et ne reçoivent pas automatiquement les bulletins de paie.
Les solutions cloud chiffrées généralistes (Sync.com, Tresorit, pCloud) offrent un stockage sécurisé avec chiffrement de bout en bout, mais elles ne disposent pas des fonctionnalités spécifiques RH (réception automatique, formats standardisés, partage temporaire optimisé). Elles conviennent pour une sauvegarde complémentaire de vos documents critiques, en complément de MyArkevia.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que MyArkevia ?
MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé dédié à l’archivage des documents RH (bulletins de paie, contrats, attestations). Il centralise automatiquement tous les documents professionnels envoyés par votre employeur, les classe intelligemment et garantit leur conservation longue durée. La solution respecte le RGPD, chiffre les données et héberge les serveurs en France.
Comment se connecter et activer mon espace ?
Vous recevez un email d’invitation envoyé par votre employeur contenant un lien unique d’activation. Cliquez sur ce lien, renseignez vos informations personnelles, créez un mot de passe robuste (12+ caractères) et validez votre adresse email via le code de confirmation reçu. L’activation prend moins de 5 minutes. Si vous n’avez pas reçu l’invitation, contactez votre service RH.
Comment réinitialiser mon mot de passe ?
Cliquez sur « Mot de passe oublié ? » depuis la page de connexion, renseignez votre adresse email, puis consultez votre boîte mail. Vous recevrez un lien de réinitialisation valable 1 heure. Cliquez sur ce lien, définissez un nouveau mot de passe fort, puis confirmez. Si vous ne recevez pas l’email, vérifiez vos spams ou contactez le support technique.
Combien de temps mes documents sont-ils conservés ?
MyArkevia annonce une conservation longue durée, y compris après votre départ de l’entreprise. Concrètement, vous conservez l’accès à votre espace tant que le service est maintenu. Pour sécuriser vos archives critiques (bulletins des 5 dernières années, contrats), téléchargez régulièrement une copie locale sur un support chiffré. Consultez les conditions générales pour connaître les engagements précis de conservation.
Quels types de fichiers puis-je stocker ?
MyArkevia accepte principalement les fichiers PDF, format standard pour les bulletins de paie et documents officiels. Certaines versions acceptent également les images (JPEG, PNG) et documents bureautiques (Word, Excel), mais vérifiez les formats supportés dans les paramètres de votre espace. La taille maximale par fichier varie selon les formules (généralement 10 à 50 Mo).
Mes données sont-elles protégées conformément au RGPD ?
Oui, MyArkevia respecte le RGPD : base légale claire (exécution du contrat de travail), droits des utilisateurs garantis (accès, rectification, effacement, portabilité), chiffrement des données, hébergement en France, journalisation des accès. Vous pouvez exercer vos droits en contactant le DPD de votre employeur ou directement MyArkevia. Consultez la politique de confidentialité pour plus de détails.
Existe-t-il une application mobile dédiée ?
Certaines versions de MyArkevia proposent une application mobile (iOS et Android) avec notifications push, consultation hors ligne et partage QR code. La disponibilité dépend du paramétrage choisi par votre employeur. Vérifiez sur l’App Store ou Google Play, ou contactez votre service RH. En l’absence d’application dédiée, l’interface web responsive s’adapte parfaitement aux smartphones.
Ressources et aide
Guide pas-à-pas et checklists de connexion
MyArkevia propose généralement une aide contextuelle accessible depuis l’interface (icône « ? » ou « Aide ») détaillant les fonctionnalités principales : activation du compte, réinitialisation du mot de passe, classement des documents, partage sécurisé, téléchargement.
Si votre employeur a souscrit à un accompagnement, des tutoriels vidéo et guides PDF peuvent être disponibles depuis le portail RH interne ou l’intranet. Pour les questions techniques non résolues par la documentation, contactez le support via le formulaire de contact accessible depuis la page de connexion.
Liens utiles (support, politique de confidentialité, sécurité)
Pour approfondir le sujet et accéder aux ressources officielles, consultez les liens suivants (généralement accessibles depuis le pied de page de MyArkevia) :
- Support technique : formulaire de contact, FAQ en ligne, numéro d’assistance (selon formule)
- Politique de confidentialité : détails sur le traitement des données personnelles, base légale, droits RGPD
- Mentions de sécurité : certifications ISO, hébergement France, chiffrement, sauvegardes
- Conditions générales d’utilisation : engagement de conservation, responsabilités respectives employeur/salarié/éditeur
MyArkevia simplifie la gestion de vos documents RH et sécurise leur conservation longue durée. Si vous rencontrez des difficultés de connexion ou souhaitez exploiter pleinement les fonctionnalités avancées (partage sécurisé, classement intelligent), consultez l’aide en ligne ou contactez le support technique. Pensez également à télécharger régulièrement vos archives critiques pour garantir une copie de sauvegarde autonome.
